Проанализирована структура служебных записок кафедры высшего учебного заведения с целью упрощения ретроспективного поиска среди массива документации и выделения групп однотипных документов. Установленные правила классификации служебных записок на основе формальных признаков позволят значительно упростить процесс поиска и работы с ними, а также создания новых типовых документов.